¡Ah, ¿pero hay distintos tipos de facturas?! Pues sí, y tanto si eres autónomo o tienes una empresa o PYME; como si quieres utilizar tus facturas para justificar gastos a tu empresa o deducirlos fiscalmente, te conviene saber qué modelos de facturas existen y cuándo pueden o deben utilizarse cada una.
Tipos de facturas
- Factura ordinaria.
La factura ordinaria de venta es la más utilizada y la que comúnmente conocemos. Si en cualquier establecimiento pedimos una factura, posiblemente sea esta la que nos faciliten. En la factura ordinaria se refleja toda la información de la transacción realizada y es la principal garantía (o única) para cualquier tipo de reclamación.
¿Qué datos debe contener la factura ordinaria?
- Datos del vendedor (o emisor): nombre, NIF o CIF, dirección completa.
- Datos del cliente (o destinatario): nombre, NIF o CIF, dirección completa.
- Fecha de expedición.
- Número de factura.
- Descripción de los servicios o detalle de los productos adquiridos.
- Base imponible.
- Detalle de los impuestos [porcentaje aplicado y tipo: IVA, impuesto de reciclaje, o exención de aplicación de IVA; porcentaje de retención por IRPF (autónomos)].
- Valor total una vez aplicados los impuestos o restadas las retenciones.
Una factura ordinaria es la que debemos pedir para poder deducirnos el IVA.
- Factura simplificada o ticket.
Es lo que generalmente conocemos como ticket, pero realmente si leemos el texto del encabezamiento se indica “factura simplificada”. Son habituales en pequeños comercios, bares y restaurantes, supermercados, peluquerías, autopistas, etc. ya que facilita mucho las transacciones en negocios en los que se realizan pequeños cobros. Sin embargo, no todos los tipos de negocios pueden emitir facturas simplificadas.
A diferencia de la factura ordinaria, en la factura simplificada sólo aparecen los datos fiscales del emisor pero no los del cliente, por lo que una factura simplificada puede ser válida para justificar gastos en nuestra empresa, pero no será válida para que podamos deducirnos el IVA en la Agencia Tributaria.
- Factura proforma.
Una factura proforma es lo que conocemos como presupuesto. Es la que suelen suministrarnos cuando a una empresa pedimos precios de distintos productos para valorar si comprarlo o no.
Los datos generales son similares a la factura ordinaria, pero sin nº de factura, y suele indicar el tiempo en el que tiene validez el precio indicado para el bien o servicio solicitado. Pueden ser utilizadas cuando vamos a pedir alguna ayuda o subvención al iniciar un negocio, por ejemplo, solicitud de capitalización de desempleo, ayudas para la implantación de tecnología en la empresa, etc. Posteriormente deberemos justificar los gastos reales que hemos tenido a través de una factura ordinaria una vez adquirido el producto. Las facturas proforma no tienen ninguna validez para la Agencia Tributaria.
- Factura rectificativa.
Una factura rectificativa es la que se hace cuando se va a modificar por alguna razón (error, omisión o modificación) los datos de una factura ordinaria que ya ha sido emitida. Por ley una factura ya emitida no puede modificarse, por ello, en caso de detectarse un error o ser necesaria una modificación se debe emitir la factura rectificativa. Por ejemplo cuando hacemos una devolución, en los conceptos devueltos aparecerán en la factura rectificativa con valor negativo. En estos casos debemos conservar la factura original y la factura rectificativa.
- Factura electrónica.
Hace referencia al formato en el que se emite la factura, pero también requiere de unas condiciones concretas. Para ciertas cuantías y en tramitaciones con la Administración Pública puede ser obligatorio emitir factura electrónica. La factura electrónica debe cumplir con las mismas características que la factura ordinaria en cuanto a datos que contiene pero para su emisión es necesario una firma electrónica utilizando un certificado digital. Si vas a emprender un negocio de ventas o servicios online posiblemente sea el sistema que debas utilizar.
Como hemos visto existen distintos de facturas y no todas ellas tienen la misma validez para Hacienda ni pueden ser emitidas por todo tipo de negocios.
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